Очередная публикация в помощь практикующему внутреннему аудитору, сегодня на тему написания резюме отчета.
Высшее руководство, которое часто является заказчиком работы аудитора, редко находит время для прочтения всего отчета.
Составление эффективного резюме (Executive Summary) отчета - необходимый навык внутреннего аудитора.
Суть резюме отчета
- Резюме отчета отображает главные мысли детального отчета
- Пишется для людей без глубоких технических знаний
- Для тех, у кого нет времени читать детальный отчет
- Содержит достаточно информации, чтобы пользователь понял, о чем говорится в детальном отчете без его прочтения
11 простых рекомендаций по написанию резюме отчета
1. Планируйте написать резюме отчета каждый раз, когда отчет больше 4 страниц.
2. Пишите резюме после написания детального отчета
3. Убедитесь, что резюме не больше 1/10 размера детального отчета
4. Перечислите основные моменты (список) в порядке их появления в отчете
5. Напишите простые декларативные предложения об основных моментах
6. Добавьте связующие или поясняющие предложения, не используя технические термины или сленг
7. Прочитайте резюме медленно, критично оцените, соответствует ли оно цели, посылу и ключевым рекомендациям.
8. Не включайте в резюме информацию, которой нет в детальном отчете
9. Учитывайте необходимость отсылки резюме без детального отчета. Дайте прочитать резюме человеку, который знаком с детальным отчетом.
10. Проверьте стиль, лексику, орфографию и знаки пунктуации. Не доверяйте функции «Проверка орфографии». Попросите опытного коллегу вычитать и отредактировать документ
11. Попросите человека, который не обладает техническими знаниями предмета, прочитать документ. Если резюме неясно написано или его чтение не вызывает интереса, оно произведет такой же эффект на целевую аудиторию.
27 нояб. 2008 г.
Подписаться на:
Комментарии к сообщению (Atom)
Актуальная тема, от формы подачи информации топ-менеджменту, во многом зависит результат.
ОтветитьУдалитьВ своей практике, если отчет предназначен для топ-менеджмента компании, я использую правило "одной страницы". Отчет, вернее все ключевые его тезисы, излагаются на одной странице. Все остальное, идет в приложении. Если дальше возникает необходимость ознакомления с деталями, то их всегда можно найти в приложениях. Как показывает мой опыт, такая подача информации намного эффективнее, чем класть на стол "том".
Если информация носит "обвинительный" характер, описывающий действия/бездействия в определенных ситуациях и суть вопрос найти "кто виноват?" и "что делать?", то свой отчет не отдаю, пока четко не увижу ответов в нем на следующие вопросы:
1. Что произошло? (краткое описание)
2. К чему привело? (результат)
3. Из-за чего произошло (описание действия/бездействия)?
4. Кто конкретно действовал/бездействовал?
5. Что нарушил/чем не руководствовался? (в случае наличия, указываются конкретные пункты регламентов, процедур, политик, нормы законов и т.д.)
6. Какие действия необходимы для предотвращения ситуации в будущем? (необходимые изменения в регламентных документах, целесообразность разработки новых документов, и т.д.)
Ответы на эти вопросы, также обычно помещаются на одной странице, а остальное все идет в приложениях.